Laatste aanmaning, wanbetaler ZZP-erIedere zzp’er krijgt er vroeg of laat een keer mee te maken: wanbetalers. Je voelt je geïrriteerd en teleurgesteld. Juist die klant waar je zo goed mee samenwerkte, die binnen een uur reageerde als het om werkinhoudelijke dingen ging, verdwijnt totaal van de radar zodra de factuur is verstuurd. Dagelijks kijk je op je rekening, maar het geld staat er niet op. Mailtjes blijven onbeantwoord, de telefoon wordt niet opgenomen. Een wanbetaler kost tijd en energie. Dit zijn de stappen om ermee om te gaan. 

Stap 1: doe nog heel even niets
Dat klinkt tegenstrijdig, maar dat is het niet. Wacht na de uiterste betaaldatum nog een dag of twee. Misschien heeft de klant het geld op de laatste dag van de termijn overgemaakt. Bij sommige banken duren transacties nog langer dan een dag.

Stap 2: de eerste herinnering
Na twee extra dagen nog geen betaling? Dan is het tijd om de eerste herinnering te sturen. Harde eisen voor zo’n herinnering zijn er niet, maar bij dezen toch wat tips:

  • Zet er duidelijk ‘Herinnering’ boven.
  • Sluit een kopie van de originele factuur bij.
  • Vermeld een nieuwe betalingstermijn van 5-10 dagen.
  • Vermeld dat de ontvanger de herinnering als niet geschreven kan beschouwen, mocht de betaling al hebben plaatsgevonden.
  • Wees beleefd in je taalgebruik. De klant is de betaling wellicht vergeten, of er waren andere omstandigheden waardoor hij niet tijdig kon betalen. Ga niet meteen uit van slechte bedoelingen.

Stap 3: de tweede herinnering
Als de betalingstermijn van de eerste herinnering is verstreken zonder dat de opdrachtgever heeft betaald, is het tijd voor de tweede herinnering:

  • De toon mag wat strenger zijn dan die van de eerste herinnering. Immers: de opdrachtgever heeft al een herinnering gehad en laat nog altijd na te betalen. Vermeld dat je eerder een herinnering hebt gestuurd, maar desondanks de betaling nog niet hebt ontvangen.
  • Zet er duidelijk ‘ Tweede herinnering’ boven.
  • Hanteer opnieuw een betalingstermijn van 5-10 dagen.
  • Vermeld opnieuw dat de ontvanger de herinnering als niet geschreven kan beschouwen, mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden.

Stap 4: de laatste aanmaning
Nog altijd blijft betaling uit. De ergernis loopt op en dat is begrijpelijk. Toch is het zaak professioneel te blijven:

  • De toon mag nu echt streng zijn. Het lijkt er nu op dat de opdrachtgever bewust nalaat je te betalen, of jou in ieder geval heel laag op de prioriteitenlijst heeft staan. Je krijgt niet waar je recht op hebt, dus het is tijd om assertief te zijn.
  • Zet er duidelijk ‘Laatste aanmaning’ boven.
  • Hanteer opnieuw de betalingstermijn van 5-10 dagen
  • Vermeld opnieuw dat de ontvanger de herinnering als niet geschreven kan beschouwen, mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden.
  • Vermeld dat er maatregelen volgen, mocht betaling deze keer uitblijven. Dit betekent in de praktijk dat je een incassobureau of een advocaat inschakelt.

Stap 5: het inschakelen van een derde partij
Mijn ervaring is dat de ‘spierballentaal’ van de laatste aanmaning vaak wel werkt. Maar wat als dit niet gebeurt? Je kunt dan een derde partij inschakelen, zoals een incassobureau of advocaat:

  • Een incassobureau kost je in de regel geld. Het is dus zaak om te kijken of dit de moeite waard is. Hoeveel houd je nog over als de kosten aftrekt van het te innen bedrag? De meesten werken volgens het principe ‘no cure, no pay’.  Slaagt het bureau niet, dan hoef je dus niet te betalen.
  • Een advocaat kost in principe ook geld, in ieder geval de eigen bijdrage. Anders is het als je lid bent van een beroepsvereniging als de Nederlandse Vereniging voor Journalisten. Lidmaatschap geeft in dat geval recht op (vrijwel) kosteloze bijstand van een advocaat.

Voorkomen
Tot slot. Kun je voorkomen dat je wanbetalers krijgt? Nee, dat kan nooit helemaal natuurlijk. Maar toch ben ik ervan overtuigd dat je de kans erop kunt verkleinen. Straal professionaliteit uit met je bedrijf. Laat mensen zien dat je niet zomaar een amateur bent, maar een serieuze ondernemer. Laat die professionaliteit in alles doorschemeren: je website, je offertes, je facturen. Maak ze volledig en professioneel. Houd een goede uurprijs aan, blijf niet laag zitten omdat je ‘toch maar een beginner bent’ . Zo laat je zien dat je jezelf serieus neemt. Wees duidelijk in je voorwaarden en laat je niet afschepen en uitbuiten.

In ondernemen is het soms net als in de liefde: stel je je onvoldoende weerbaar op, dan trek je de verkeerde mensen aan. Zorg dat je niet het afvoerputje van de opdrachtgevers aantrekt en houd van jezelf als mens en als ondernemer.

Genoten van dit blog en op zoek naar een blogger voor je eigen site? Of zoek je om andere redenen een enthousiaste, vaardige schrijver?

Neem contact met mij op